Privacyverklaring

Wie wij zijn

Rolemetry is het besloten werkplatform van NovaChef voor vacatureonderzoek, recruitment en klantcontact. NovaChef is een handelsnaam van AV Staffing B.V., KvK 88151172, Rokin 92, Amsterdam. AV Staffing B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in Rolemetry.

Deze verklaring geldt voor rolemetry.com, het dashboard op app.rolemetry.com en de Gmail-koppeling. Voor het aanmeldformulier op novachef.nl geldt daarnaast de privacyverklaring van NovaChef. Vragen en privacyverzoeken kun je sturen naar thomas@novachef.nl.

Welke gegevens we gebruiken

• Teamaccounts: naam, gebruikersnaam, rol, zakelijk afzenderadres, gekoppeld Google-e-mailadres en koppelingsstatus.
• Vacatures en relaties: functie, werkgever, locatie, vacaturetekst, bron, zakelijke contactgegevens en handmatig vastgelegde notities en contactmomenten.
• Kandidaten: recruitmentgegevens die via RecruitCRM worden getoond of gebruikt voor matching en voorstellen, plus de daarbij vastgelegde werkstatussen en beoordelingen.
• Communicatie: afzender, ontvanger, contactnaam, onderwerp, verzendmoment, template, bericht- en gesprek-ID’s, gekoppelde vacature of klant en de status van opvolging. Van mails die via Rolemetry worden verstuurd ook de tekst en de namen van bijlagen; de bijlagen zelf niet.
• Gedeelde e-mails: mails die een gebruiker zelf doorstuurt naar, of in BCC zet aan, zijn persoonlijke Rolemetry-adres: afzender, ontvangers, onderwerp, datum, de tekst, een eventuele notitie van de gebruiker en de namen van bijlagen. De bijlagen zelf bewaren we niet.
• Technische gegevens: sessie- en beveiligingsgegevens, waaronder IP-adressen en gebruikersnamen bij inlogpogingen, en informatie voor foutonderzoek.

De gegevens komen van gebruikers, kandidaten en zakelijke contacten, uit RecruitCRM en uit openbare vacature- en bedrijfsbronnen. Doorgestuurde job-alerts worden afzonderlijk verwerkt. Gmail koppelen start geen algemene import van je inbox; mails die een gebruiker zelf deelt, zijn een afzonderlijke bron.

Doelen en grondslagen

We gebruiken gegevens voor recruitment, relatiebeheer, kandidaatmatching, het vastleggen van contact, toegestane zakelijke communicatie en de bijbehorende opvolging. Accountbeheer, teamcoördinatie en beveiliging ondersteunen dat werk.

Voor deze zakelijke administratie en beveiliging beroepen we ons op het gerechtvaardigde belang om onze recruitmentwerkzaamheden zorgvuldig te organiseren en misbruik te voorkomen. Voor dienstverlening aan een persoon kan uitvoering van een overeenkomst of een verzoek daartoe de grondslag zijn. Waar toestemming vereist is, moet die afzonderlijk worden gegeven. Wettelijke verplichtingen kunnen aanleiding zijn bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.

Een Google-toestemming is niet automatisch toestemming van een ontvanger voor commerciële e-mail. Matchsuggesties ondersteunen een recruiter: ze nemen niet zelfstandig een besluit over aanname, afwijzing of plaatsing.

De Gmail-koppeling

Je koppelt zelf de aangewezen zakelijke mailbox via Google. Rolemetry krijgt je Google-wachtwoord niet. Zonder koppeling blijven functies die Gmail nodig hebben uitgeschakeld.

• Accountidentificatie — openid en email: controleren welk Google-account je koppelt en of het bij jouw Rolemetry-account hoort.
• Versturen — gmail.send: gecontroleerde berichten en ingeschakelde automatische opvolgmails vanuit jouw mailbox versturen.
• Berichtmetadata — gmail.metadata: bericht- en gesprek-ID’s, labels, tijdstippen en berichtkoppen lezen, waaronder afzender, ontvanger, onderwerp en antwoordverwijzingen.

De metadata-toestemming is technisch niet tot één gesprek beperkt. Rolemetry vraagt alleen gesprekken op die het zelf is begonnen: de opvolgfunctie de gesprekken van een vastgelegde opvolgflow, het contactdossier de gesprekken van via Rolemetry verzonden mails aan die contactpersoon, en de mailcheck de gesprekken van via Rolemetry verzonden mails, om te zien of er een antwoord, een automatisch antwoord of een bounce kwam, ook in de spammap. Het dossier toont daaruit de afzender, het onderwerp en het tijdstip van latere berichten, zoals een antwoord, een automatisch antwoord of een bounce. Die kopregels worden live opgehaald en niet bewaard. Rolemetry doorzoekt de mailbox niet en haalt via Gmail geen berichtteksten of bijlagen op. Onderwerpregels en andere berichtkoppen kunnen wel persoonsgegevens bevatten.

De tekst die je opstelt, wordt voor verzending verwerkt en aan Gmail aangeboden. Sinds 16 oktober 2026 bewaart Rolemetry van elke mail die via Rolemetry wordt verstuurd, ook van automatische opvolgmails, een kopie van de tekst en de namen van bijlagen, zodat je en het team kunnen terugzien wat er is verstuurd. De bijlagen zelf bewaren we niet. Gmail bewaart de verzonden mail daarnaast volgens de instellingen van de mailbox. Eigen contactnotities in Rolemetry staan hier los van.

Als automatische opvolging is ingeschakeld, kan Rolemetry later zonder nieuwe verzendklik een vervolgmail sturen. Een herkend antwoord of een bounce stopt de flow; een herkend afwezigheidsbericht pauzeert deze. Handmatig vastgelegde stopregels tellen ook mee. Deze herkenning kan fouten maken. Een verzendlog is geen bewijs dat een mail is gelezen of in de inbox is ontvangen.

Gedeelde e-mails

Iedere gebruiker kan in Rolemetry een persoonlijk doorstuuradres aanmaken. Een mail die de gebruiker naar dat adres doorstuurt, of waarin hij dat adres in BCC zet, bewaart Rolemetry bij de zakelijke contactpersoon met een van de e-mailadressen uit die mail, of bij een contactpersoon die een gebruiker zelf kiest. Rolemetry krijgt hiervoor geen toegang tot de mailbox: alleen wat de gebruiker zelf naar dat adres stuurt, komt binnen.

We bewaren de afzender, ontvangers, het onderwerp, de datum, de tekst van de mail, een eventuele notitie van de gebruiker en de namen van bijlagen; de bijlagen zelf niet. Mail naar het adres wordt alleen bewaard als die afkomstig is van de mailbox van de gebruiker van wie het adres is. De ontvangst loopt via Resend en de bridge-API op Vercel.

Gedeelde e-mails zijn, met de tekst, zichtbaar voor alle gebruikers van het team; daar zijn ze voor bedoeld. De gebruiker die een mail deelde en beheerders kunnen die verwijderen. Deel alleen zakelijke mails die voor het team relevant zijn.

Wie kan wat zien?

Bevoegde gebruikers zien gegevens die nodig zijn voor hun werk. Gebruikers met teamoverzichtrechten, waaronder Thomas en beheerders, kunnen van teammails die via Rolemetry zijn verstuurd de afzender, ontvanger, het onderwerp, de tekst, de namen van bijlagen, de vacature of klant, verzenddatum en -tijd en opvolgstatus zien, en in het contactdossier van latere berichten in die gesprekken de afzender, het onderwerp en het tijdstip. Gebruikers zonder teamoverzicht zien alleen hun eigen mails en gesprekken. Ook historische afzenderadressen kunnen daarbij zichtbaar zijn.

Dit teamoverzicht geeft geen toegang tot de mailbox, tot de tekst van antwoorden of tot mails die buiten Rolemetry zijn verstuurd. Gedeelde e-mails deelt een gebruiker zelf met het hele team, inclusief de tekst. Technisch onderhoud kan beperkte inzage vereisen voor een storing of beveiligingsincident. Andere menselijke inzage in Google-gegevens vereist specifieke toestemming of een toepasselijke wettelijke uitzondering.

Dienstverleners en uitwisseling

We gebruiken Google voor accountautorisatie en Gmail, Railway voor het dashboard, achtergrondtaken en de database, Cloudflare R2 voor versleutelde back-ups en Vercel voor de publieke website en bridge-API. RecruitCRM ondersteunt kandidaat-, klant- en jobbeheer. Resend ontvangt doorgestuurde job-alerts en de mails die gebruikers naar hun persoonlijke Rolemetry-adres sturen; persoonlijke Rolemetry-mails worden via Gmail verstuurd, niet via Resend.

Bij een expliciete CRM-overdracht kan relevante contacthistorie naar RecruitCRM gaan. De Gmail-opvolgfunctie exporteert niet automatisch complete gesprekken. Kandidaten worden alleen voorgesteld binnen het afgesproken recruitmentdoel en met een passende grondslag.

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Een Europese back-upbucket betekent niet dat alle verwerking binnen Europa plaatsvindt. Bij internationale doorgifte zijn passende wettelijke waarborgen nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Voor informatie over de betrokken dienstverleners en toepasselijke waarborgen kun je contact opnemen met thomas@novachef.nl.

Voor gegevens uit Google-diensten geldt de Google API Services User Data Policy, inclusief Limited Use. We gebruiken die gegevens uitsluitend voor de beschreven functies, niet voor verkoop, advertentieprofielen, kredietbeoordeling of het trainen van algemene AI-modellen.

Bewaren en beveiligen

Gmail-toegangstokens staan versleuteld in de applicatiedatabase. Databaseback-ups zijn afzonderlijk versleuteld. Toegang is beperkt tot bevoegde gebruikers en diensten. Geen systeem kan absolute veiligheid garanderen.

• Gmail-tokens: blijven beschikbaar zolang de koppeling actief is. Na succesvol loskoppelen worden de tokenwaarden uit de actieve applicatiedatabase verwijderd.
• Verzendlogs (met de verstuurde tekst), opvolgflows en contactnotities: worden bewaard zolang ze nodig zijn voor de betreffende communicatie, relatie of opdracht, het behandelen van verzoeken of geschillen en het voorkomen van ongewenst herhaald contact. Er is momenteel geen algemene automatische verwijdertermijn voor deze gegevens. Verwijdering of anonimisering vraagt een handmatige beoordeling. Bij een verwijderverzoek wissen we de tekst van mails aan de betrokkene en maskeren we diens e-mailadres of telefoonnummer in andere verstuurde mails.
• Gedeelde e-mails: staan in de applicatiedatabase en vallen onder de versleutelde back-ups. Er is momenteel geen automatische verwijdertermijn; de gebruiker die de mail deelde of een beheerder kan hem verwijderen. Resend bewaart ontvangen mail daarnaast volgens de instellingen van dat account.
• Account- en recruitmentgegevens: de benodigde bewaartijd hangt af van actieve toegang, lopende bemiddeling, relatieafspraken en eventuele wettelijke verplichtingen. Een account beëindigen wist niet vanzelf de bijbehorende zakelijke historie. Gegevens in RecruitCRM moeten afzonderlijk worden meegenomen.
• Technische gegevens: de bewaarbehoefte hangt af van beveiliging, het onderzoeken van fouten en de loginstellingen van de betrokken dienst. Een sessie is maximaal twaalf uur geldig; dat is niet de bewaartermijn van alle logs.
• Back-ups: de ingestelde opschoning is veertien dagen voor dagelijkse, 56 dagen voor wekelijkse en 183 dagen voor maandelijkse kopieën. Verwijderde gegevens kunnen tot de opschoning nog in een oudere kopie voorkomen. Een herstelactie moet rekening houden met eerder afgehandelde verwijderverzoeken.

Bij een verzoek beoordelen we welke gegevens nog noodzakelijk zijn en welke kunnen worden verwijderd, gecorrigeerd of geanonimiseerd. We bewaren niet méér gegevens dan daarvoor nodig is.

Loskoppelen en privacyverzoeken

Kies in Rolemetry bij Gmail koppelen voor Gmail loskoppelen. Daarna kan die verbinding niet meer worden gebruikt en krijgen actieve opvolgflows de status dat opnieuw koppelen nodig is. Je kunt de toestemming ook intrekken via de verbindingen in je Google-account. Een persoonlijk doorstuuradres vervang je in Rolemetry door een nieuw adres; mail naar het oude adres wordt dan niet meer bewaard.

Loskoppelen verwijdert niet automatisch historische verzendlogs, contactnotities, verzonden mails in Gmail of CRM-kopieën. Mail voor inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar naar thomas@novachef.nl. De precieze rechten hangen af van de verwerking. Je kunt toestemming intrekken; eerder rechtmatig gebruik wordt daarmee niet onrechtmatig. Bezwaar tegen direct marketing moet worden gerespecteerd.

We kunnen controleren of het verzoek van de juiste persoon komt. In beginsel beantwoorden we een privacyverzoek binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is, laten we dat binnen die maand weten. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en wijzigingen

Het dashboard gebruikt noodzakelijke sessie- en beveiligingscookies. De publieke Rolemetry-site gebruikt geen advertentiepixels of Google Analytics. De cookiekeuzes op de afzonderlijke NovaChef-site staan hier los van.

Als de verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. Belangrijke wijzigingen maken we passend bekend. Als nieuwe toestemming nodig is, vragen we die voordat het gewijzigde gebruik begint.