Rolemetry
← Terug naar Rolemetry

Intern werkplatform van NovaChef

Privacyverklaring

Welke gegevens Rolemetry gebruikt, waarom dat gebeurt en hoe je daar controle over houdt.

Laatst bijgewerkt:

Wie wij zijn

Rolemetry is het besloten werkplatform van NovaChef voor vacatureonderzoek, recruitment en klantcontact. NovaChef is een handelsnaam van AV Staffing B.V., KvK 88151172, Rokin 92, Amsterdam. AV Staffing B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in Rolemetry.

Deze verklaring geldt voor rolemetry.com, het dashboard op app.rolemetry.com en de Gmail-koppeling. Voor het aanmeldformulier op novachef.nl geldt daarnaast de privacyverklaring van NovaChef. Vragen en privacyverzoeken kun je sturen naar thomas@novachef.nl.

Welke gegevens we gebruiken

  • Teamaccounts: naam, gebruikersnaam, rol, zakelijk afzenderadres, gekoppeld Google-e-mailadres en koppelingsstatus.
  • Vacatures en relaties: functie, werkgever, locatie, vacaturetekst, bron, zakelijke contactgegevens en handmatig vastgelegde notities en contactmomenten.
  • Kandidaten: recruitmentgegevens die via RecruitCRM worden getoond of gebruikt voor matching en voorstellen, plus de daarbij vastgelegde werkstatussen en beoordelingen.
  • Communicatie: afzender, ontvanger, contactnaam, onderwerp, verzendmoment, template, bericht- en gesprek-ID’s, gekoppelde vacature of klant en de status van opvolging.
  • Technische gegevens: sessie- en beveiligingsgegevens, waaronder IP-adressen en gebruikersnamen bij inlogpogingen, en informatie voor foutonderzoek.

De gegevens komen van gebruikers, kandidaten en zakelijke contacten, uit RecruitCRM en uit openbare vacature- en bedrijfsbronnen. Doorgestuurde job-alerts worden afzonderlijk verwerkt. Gmail koppelen start geen algemene import van je inbox.

Doelen en grondslagen

We gebruiken gegevens voor recruitment, relatiebeheer, kandidaatmatching, het vastleggen van contact, toegestane zakelijke communicatie en de bijbehorende opvolging. Accountbeheer, teamcoördinatie en beveiliging ondersteunen dat werk.

Voor deze zakelijke administratie en beveiliging beroepen we ons op het gerechtvaardigde belang om onze recruitmentwerkzaamheden zorgvuldig te organiseren en misbruik te voorkomen. Voor dienstverlening aan een persoon kan uitvoering van een overeenkomst of een verzoek daartoe de grondslag zijn. Waar toestemming vereist is, moet die afzonderlijk worden gegeven. Wettelijke verplichtingen kunnen aanleiding zijn bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken.

Een Google-toestemming is niet automatisch toestemming van een ontvanger voor commerciële e-mail. Matchsuggesties ondersteunen een recruiter: ze nemen niet zelfstandig een besluit over aanname, afwijzing of plaatsing.

De Gmail-koppeling

Je koppelt zelf de aangewezen zakelijke mailbox via Google. Rolemetry krijgt je Google-wachtwoord niet. Zonder koppeling blijven functies die Gmail nodig hebben uitgeschakeld.

  • Accountidentificatie — openid en email: controleren welk Google-account je koppelt en of het bij jouw Rolemetry-account hoort.
  • Versturen — gmail.send: gecontroleerde berichten en ingeschakelde automatische opvolgmails vanuit jouw mailbox versturen.
  • Berichtmetadata — gmail.metadata: bericht- en gesprek-ID’s, labels, tijdstippen en berichtkoppen lezen, waaronder afzender, ontvanger, onderwerp en antwoordverwijzingen.

De metadata-toestemming is technisch niet tot één gesprek beperkt. De huidige opvolgfunctie vraagt alleen gesprekken op die bij een vastgelegde opvolgflow horen. Deze Gmail-leesfunctie haalt geen berichtteksten of bijlagen op. Onderwerpregels en andere berichtkoppen kunnen wel persoonsgegevens bevatten.

De tekst die je opstelt, wordt voor verzending verwerkt en aan Gmail aangeboden. Het gewone verzendoverzicht in Rolemetry bewaart geen kopie van de volledige mailtekst. Gmail bewaart de verzonden mail volgens de instellingen van de mailbox. Eigen contactnotities in Rolemetry staan hier los van.

Als automatische opvolging is ingeschakeld, kan Rolemetry later zonder nieuwe verzendklik een vervolgmail sturen. Een herkend antwoord of een bounce stopt de flow; een herkend afwezigheidsbericht pauzeert deze. Handmatig vastgelegde stopregels tellen ook mee. Deze herkenning kan fouten maken. Een verzendlog is geen bewijs dat een mail is gelezen of in de inbox is ontvangen.

Wie kan wat zien?

Bevoegde gebruikers zien gegevens die nodig zijn voor hun werk. Gebruikers met teamoverzichtrechten, waaronder Thomas en beheerders, kunnen van teammails de afzender, ontvanger, het onderwerp, de vacature of klant, verzenddatum en -tijd en opvolgstatus zien. Ook historische afzenderadressen kunnen daarbij zichtbaar zijn.

Dit teamoverzicht geeft geen toegang tot de volledige mailbox of volledige mailteksten. Technisch onderhoud kan beperkte inzage vereisen voor een storing of beveiligingsincident. Andere menselijke inzage in Google-gegevens vereist specifieke toestemming of een toepasselijke wettelijke uitzondering.

Dienstverleners en uitwisseling

We gebruiken Google voor accountautorisatie en Gmail, Railway voor het dashboard, achtergrondtaken en de database, Cloudflare R2 voor versleutelde back-ups en Vercel voor de publieke website en bridge-API. RecruitCRM ondersteunt kandidaat-, klant- en jobbeheer. Resend verwerkt doorgestuurde job-alerts; persoonlijke Rolemetry-mails worden via Gmail verstuurd, niet via Resend.

Bij een expliciete CRM-overdracht kan relevante contacthistorie naar RecruitCRM gaan. De Gmail-opvolgfunctie exporteert niet automatisch complete gesprekken. Kandidaten worden alleen voorgesteld binnen het afgesproken recruitmentdoel en met een passende grondslag.

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Een Europese back-upbucket betekent niet dat alle verwerking binnen Europa plaatsvindt. Bij internationale doorgifte zijn passende wettelijke waarborgen nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Voor informatie over de betrokken dienstverleners en toepasselijke waarborgen kun je contact opnemen met thomas@novachef.nl.

Voor gegevens uit Google-diensten geldt de Google API Services User Data Policy, inclusief Limited Use. We gebruiken die gegevens uitsluitend voor de beschreven functies, niet voor verkoop, advertentieprofielen, kredietbeoordeling of het trainen van algemene AI-modellen.

Bewaren en beveiligen

Gmail-toegangstokens staan versleuteld in de applicatiedatabase. Databaseback-ups zijn afzonderlijk versleuteld. Toegang is beperkt tot bevoegde gebruikers en diensten. Geen systeem kan absolute veiligheid garanderen.

  • Gmail-tokens: blijven beschikbaar zolang de koppeling actief is. Na succesvol loskoppelen worden de tokenwaarden uit de actieve applicatiedatabase verwijderd.
  • Verzendlogs, opvolgflows en contactnotities: worden bewaard zolang ze nodig zijn voor de betreffende communicatie, relatie of opdracht, het behandelen van verzoeken of geschillen en het voorkomen van ongewenst herhaald contact. Er is momenteel geen algemene automatische verwijdertermijn voor deze gegevens. Verwijdering of anonimisering vraagt een handmatige beoordeling.
  • Account- en recruitmentgegevens: de benodigde bewaartijd hangt af van actieve toegang, lopende bemiddeling, relatieafspraken en eventuele wettelijke verplichtingen. Een account beëindigen wist niet vanzelf de bijbehorende zakelijke historie. Gegevens in RecruitCRM moeten afzonderlijk worden meegenomen.
  • Technische gegevens: de bewaarbehoefte hangt af van beveiliging, het onderzoeken van fouten en de loginstellingen van de betrokken dienst. Een sessie is maximaal twaalf uur geldig; dat is niet de bewaartermijn van alle logs.
  • Back-ups: de ingestelde opschoning is veertien dagen voor dagelijkse, 56 dagen voor wekelijkse en 183 dagen voor maandelijkse kopieën. Verwijderde gegevens kunnen tot de opschoning nog in een oudere kopie voorkomen. Een herstelactie moet rekening houden met eerder afgehandelde verwijderverzoeken.

Bij een verzoek beoordelen we welke gegevens nog noodzakelijk zijn en welke kunnen worden verwijderd, gecorrigeerd of geanonimiseerd. We bewaren niet méér gegevens dan daarvoor nodig is.

Loskoppelen en privacyverzoeken

Kies in Rolemetry bij Gmail koppelen voor Gmail loskoppelen. Daarna kan die verbinding niet meer worden gebruikt en krijgen actieve opvolgflows de status dat opnieuw koppelen nodig is. Je kunt de toestemming ook intrekken via de verbindingen in je Google-account.

Loskoppelen verwijdert niet automatisch historische verzendlogs, contactnotities, verzonden mails in Gmail of CRM-kopieën. Mail voor inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar naar thomas@novachef.nl. De precieze rechten hangen af van de verwerking. Je kunt toestemming intrekken; eerder rechtmatig gebruik wordt daarmee niet onrechtmatig. Bezwaar tegen direct marketing moet worden gerespecteerd.

We kunnen controleren of het verzoek van de juiste persoon komt. In beginsel beantwoorden we een privacyverzoek binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is, laten we dat binnen die maand weten. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies en wijzigingen

Het dashboard gebruikt noodzakelijke sessie- en beveiligingscookies. De publieke Rolemetry-site gebruikt geen advertentiepixels of Google Analytics. De cookiekeuzes op de afzonderlijke NovaChef-site staan hier los van.

Als de verwerking verandert, passen we deze verklaring aan. Belangrijke wijzigingen maken we passend bekend. Als nieuwe toestemming nodig is, vragen we die voordat het gewijzigde gebruik begint.